2010年3月8日月曜日

TEDxTokyo 2010 kickoff meeting

本日、TEDxTokyo2010のキックオフイベントが開催されました。

ここ10年、結構色々なノンプロフィット系の手伝いをしてきたのですが、
無報酬であるが故にバーンアウトしないようにとか
ボランティアの持続性とか色々難しいところがあります。

TEDxTokyoのチームはかなり色々なところが上手いなあと思っているので
舞台裏ですがちょこっとご紹介。

TEDxTokyoはボランティアなので何でも手作りです。TED は有料カンファレンスでゴージャスな物ですが、TEDxTokyoは全てボランティアベース、参加者も無料、講演者も無料でやっています。よってスタッフも結構時間を使ってますが全てボランティアです。先日の新年会も自腹でお金払って参加してます。今回のミーティングもPatrickの学校でやったので会場費タダ。

手作りの案内。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

主催のPatrickがまず話をします。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

PatrickにTwitterスティッカーをあげました。今回のTEDxTokyoのスタッフは、全員TwitterとFacebookのアカウントを持つことを必須にしました。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting


どんなタスクがあるのか、そのタスクのリーダーは誰なのか、リーダーそれぞれが必要としているのは何なのかを明確にしてそれを共有して、どんどんつぶしていくことが重要。というわけで洗い出し。

また、「リーダーが忙しくなるかどうかは、そのリーダーが優秀なメンバーを集められるかにかかってる」とPatrick。だからこそ早めにリーダーを決めて、そのリーダーがイベントまでに一緒に動いてくれるメンバーをどんどんリクルーティングできるようにしている。

タスクもかなり細かく分けることで各々の負担を少なくしている。私もsocial mediaチームには加わっていますが、多分Twitterと日本語コミュニティ管理に集中できる。UstreamはUstreamチーム、写真は写真チーム、ブログはブログチーム、ITはITチーム、イントラはイントラチーム。。。と分業されています。よく見るパターンで、「頑張る人に負荷をかけすぎるので良い人からバーンアウトして離脱していく」というものがあるのですが(笑)、きちんと分業して各々の負担を軽減することでだいぶバーンアウトを防げると思います。(とはいえ去年のTEDxTokyoは初回で準備期間も全然なかったのでかなり大変でしたが。。。)

TEDxTokyo2010 kickoff meeting


「仕事!割り振り!」みたいなピキピキ感はよくないですよね。

というわけで今回はワインとジュース、そしてスナックも準備されており、休憩時にふるまわれました。これもメンバーの中にこういうのを安く調達できる人がいるから実現できること。お菓子でもワインでもITスキルでも人脈でも、みんなそれぞれできることがあるので、それぞれができることを持ち寄る :)

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

休憩時間もワインとスナックでコミュニケーションが進みます。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting


コミュニケーションツール大事。前回はメールやwikiを使ってましたが、今回はGoogle sites, Google Groups, Google Docs, Google Calendar, Dropboxを使おうという提案が出ました。もっとよいツールがあれば移行しますが、当面はこれで。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

もうセットアップして使える状態にして持ってきてる。ITに詳しくない人もいるので、独自のDropboxの使い方マニュアルまで書いてる。偉すぎる。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

まずは前回も参加したコアメンバーで2時間がちっと話を固め、時間を分けて今度は新しいボランティアメンバーのブリーフィングを2時間。新人ボランティア時間も満席。TEDxTokyoに何か貢献したい!という人がとても多いことの表れかなと。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting

TEDxTokyo2010 kickoff meeting


★おしらせ!★

●TEDxTokyo、今年は5月15日(土)の開催です。昨年は平日に開催だったのですが、「仕事中なのでUstreamを見られない」という声が高かったため、土曜日開催に決まりました。

●今年のテーマはこちら!

 セッション 1
 21世紀、最初の10年 〜今世紀の最初の10年(decade)は、世界をどう変えたのか。〜

 セッション 2
 オープン・ソース、オープン・システム 〜リソースを共有する社会へ〜

 セッション 3
 五感プラス1 〜誰もが持つ五感にもう一つ、直観力が加わったら。。。?〜

 セッション 4
 めくるめく文化の渦へ 〜多文化社会の影響力とその行方〜

●スピーカーは既にほぼ決まっていますが、上記テーマに基づいてこの人はぴったりだというご推薦があれば下記にてお待ちしています!
speaker [at] tedxokyo.com

●会場のキャパの問題があるため、参加は招待+自己推薦制(目的意識と熱意)の申し込みになっています。既に大幅にキャパを超える申し込みが来ているそうです。申し込みはこちらまで:
participate [at] tedxtokyo.com

Ustream中継も行いますが、スピーカーも参加者も本当に面白い方ばかりなので、できれば会場参加をお勧めします。なお、今年はもっと日本人女性パワーが欲しいそうです :)

●ボランティアスタッフもまだ募集中だそうです。
volunteer [at] tedxtokyo.com

また、TEDの動画、217個も日本語翻訳がされているそうです。彼らに加勢する翻訳ボランティアも引き続き募集中とのこと。

●企画提案はこちらまで。
miwa [at] tedxtokyo.com

●スポンサーも募集中。
partnerships [at] tedxtokyo.com

●メディア受付はこちら。
media [at] tedxtokyo.com



おまけ:
今年のTEDのパンフレットだそうです。

TEDxTokyo2010 kickoff meeting


全員読んどいてね!な一冊 Presentation Zen

TEDxTokyo2010 kickoff meeting